Ook bij procesoptimalisatie gaat het om mensen

Ook bij procesoptimalisatie gaat het om mensen

Luc Duteweerd heeft als consultant voor API, Nederlandse dochter van het Franse Saint Gobain, de upgrade van Microsoft Dynamics AX in 2013 begeleid. API is een leverancier van plafondophangsystemen. Zij bieden zowel standaardoplossingen als specialistische oplossingen. In het laatste geval moeten er complexe berekeningen gemaakt worden, voor de benodigde draagkracht van het ophangsysteem, voor de juiste plaatsing van de ophangpunten.

Op productniveau gaat het dan om profielen, in vele soorten en maten. De upgrade van het systeem was o.a. nodig omdat API meer producten makkelijker en beter wilde kunnen configureren. Naast meer mogelijkheden voor kostprijsberekeningen en productie-optimalisatie bijvoorbeeld.

Namens Ultimate Software nam Luc de rol van lead-consultant voor z’n rekening en was verantwoordelijk voor logistiek en productie.

Voor deze blog is Luc gevraagd hoe hij het project ervaren heeft. Om zo’n project eens door de ogen van de consultant te kunnen bekijken.

Wat meteen opvalt, is dat zowel voor Luc als – naar zijn inschatting – voor de klant, API in dit geval, het persoonlijk contact dat gedurende zo’n project wordt opgebouwd, heel prettig en belangrijk is. Inhoudelijk gaat het natuurlijk om processen en het optimaliseren daarvan, maar dat wordt een stuk eenvoudiger wanneer het contact goed is. “Dan kun je als consultant ook voldoende vragen stellen en krijg je goede antwoorden,” licht Luc toe. “En aan de andere kant hebben we bij Ultimate Software ook veel kennis en is er voor alle facetten altijd wel iemand makkelijk bereikbaar om de klant verder te helpen. Dat is het voordeel van werken in kleine teams.”

Luc vertelt verder: “Dat de klant een vast aanspreekpunt heeft, iemand die hun proces door en door kent, iemand die precies weet hoe het proces in het systeem verankerd is, dat is fijn voor de klant. Het feit dat er altijd iemand met veel kennis van zaken is, waarbij ze met al hun vragen terecht kunnen. In zo’n project loop je samen met de klant uitgebreid door alle processen. Als consultant kun je ook op de pijnpunten in hun proces wijzen en – als ‘frisse wind’ – goed advies geven. Door de hele exercitie, kijken medewerkers zelf ook weer anders naar hun eigen proces en kun je heel goed samenwerken om te optimaliseren. Je merkt dat je ze veel helpt, doordat je veel kennis hebt van zo’n systeem en doordat je ook bij andere klanten hebt gezien hoe anderen met vergelijkbare uitdagingen zijn omgegaan.”

“Er zit in een bedrijf ook wel eens een weerstand om te veranderen, maar als je de voordelen kunt laten zien, als iets sneller werkt of kostentechnisch voordelen oplevert, kun je mensen altijd wel ‘bewegen tot ..’. Verandermanagement zit ook verweven in onze aanpak. Dat vind ik ook leuk aan dit beroep, strategisch schakelen op alle niveaus. Werken met mensen, dat gaat toch ook op gevoel. Aanvoelen hoe dingen vallen, hoe je iets kunt brengen, zo bouw je ook een band op, je weet wat voor wie van belang is. Je probeert met ieders belang rekening te houden.”

Het initiële project is inmiddels al een tijd afgerond, maar nog steeds heeft Luc regelmatig contact met API. Dan hoort hij ook dat ze – nu ze met het nieuwe systeem werken – ook weer meer mogelijkheden zien voor het uitbreiden van het gebruik van het systeem, nieuwe rapportages, inzet van klantrelaties management, etc.

“Doordat de klant veelal het complete softwarepakket heeft aangeschaft, hebben ze de oplossing al in huis. Mijn rol is dan om de klant te adviseren in het zo efficiënt mogelijk benutten van deze mogelijkheden.”